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pro mente OÖ

pro mente OÖ: Rationalisierung im sozialen Umfeld

pro mente OÖ betreut seit über 55 Jahren Menschen mit psychischen und sozialen Problemen. Die Leistungen sind vielfältig und reichen von der Arbeit mit Jugendlichen über die Bereiche Arbeit und Wohnen bis zur Suchtprävention. Doch eine Organisation mit 180 Standorten in ganz Oberösterreich und rund 1.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist auch ein Wirtschaftsfaktor. Dementsprechend setzt sich pro mente OÖ jenseits der sozialen Mission mit unternehmerischen Fragen auseinander, insbesondere mit Digitalisierung und Rationalisierung.

Bereits seit 1964 setzt sich pro mente OÖ für psychisch benachteiligte und beeinträchtigte Menschen ein, der Verein hat wesentlich zur Enttabuisierung dieses Problemfelds beigetragen. Psychische Erkrankungen sind längst in der Mitte der Gesellschaft angekommen, Burnout und Depressionen regelrechte Volkskrankheiten geworden.

GEMEINNÜTZIGE MISSION UND EFFIZIENTE VERWALTUNG

„Es ist kein Thema von Alt oder Jung. Es ist auch kein Thema des gesellschaftlichen Status. Es ist ein Thema, das uns schon lange beschäftigt und durch die Corona-Pandemie viel mehr ins öffentliche Bewusstsein gerückt ist.“ Das sagt Mag. Thomas Rachbauer, der seit 2010 für pro mente OÖ tätig ist und sich mit der sozialen Mission seiner Organisation voll identifiziert. Er betont aber auch: „Gemeinnützige Organisationen im Sozialbereich unterliegen dem gleichen Kostendruck wie jede gewinnorientierte Firma. Das heißt, auch wir müssen Verwaltungsprozesse so effizient wie möglich gestalten.“

Foto: pro mente OÖ

Als Bereichsleiter Controlling und IT ist Rachbauer die Triebfeder im Digitalisierungs- und Rationalisierungsprozess bei pro mente OÖ. Zu Beginn seiner Tätigkeit waren noch viele Papierrechnungen im Umlauf, die an den einzelnen Standorten händisch verbucht wurden. Zwölf Jahre später zeigt sich ein ganz anderes Bild: Eingangsrechnungen gelangen elektronisch und vorkontiert in die Unternehmenszentrale in Linz, werden nur noch zur Freigabe an die Einrichtungen weitergeleitet und anschließend mittels einer Schnittstelle der Finanzbuchhaltung zugeführt. Möglich wurde das durch das perfekte Zusammenspiel von pro mente OÖ mit dem Softwareanbieter BMD und der HANDOVER.

HANDOVER WICHTIGE ANLAUFSTELLE

Erste Schritte hat Thomas Rachbauer mit Dipl.-Ing. Michael Loidl von BMD unternommen, doch rasch ist auch die HANDOVER in seinen Fokus gerückt. „Wir haben uns angesehen, wo die meisten Eingangsrechnungen herkommen. Weil die HANDOVER in ihrem Einkaufsportal eine breite Palette an Lieferanten bündelt, war sie hier natürlich führend und unsere wichtigste Anlaufstelle.“

Die wichtigste Anlaufstelle, um die Automatisierung von Rechnungsimport und -verarbeitung voranzutreiben. Ziel von pro mente OÖ war ein nahtloser elektronischer Prozess vom Eingang der Rechnungen über die Freigabe bis zur Verbuchung. Für die HANDOVER und auch BMD relatives Neuland, ging es bei der schon vorhandenen Schnittstelle doch „nur“ um den letzten dieser drei Schritte.

DIE DREI FRAGEZEICHEN

Die Fragen waren also:

  1. Enthalten HANDOVER-Rechnungen die nötigen Daten, um sie im Eingangsrechnungssystem von pro mente OÖ einer sogenannten „Filiale“ zuordnen zu können?
  2. In welcher Form und über welche Schnittstelle müssen sie übermittelt werden, damit sie in den digitalen pro-mente-Workflow übertragen werden können?
  3. Wo lässt sich dieses Zusammenspiel am besten testen?

Bereits bei Punkt eins kam der langjährige Software-Partner von pro mente OÖ und HOGAST ins Spiel. BMD erstellte ein Makro, das aus den HANDOVER-Rechnungen die jeweiligen Filialen herauslesen konnte und die automatische Überleitung in den Freigabeprozess ermöglichte. Mittlerweile wurde dieses Makro noch weiterentwickelt: Seit August 2021 kann die HOGAST-Gruppe Betrieben mit BMD-Software die Filialnummer in einer neu entwickelten XML-Variante anbieten. Das Attribut „Filialnummer“ wird in dieser neuen Variante, die bereits von einigen Mitgliedern genutzt wird, auf Kopfebene übergeben.

Bei Frage zwei stellten sich XML-Dateien als passendes Format und ein SFTP-Server als geeignete Schnittstelle heraus. „Normalerweise übermitteln wir vorkontierte XML-Rechnungen per E-Mail. Bei Unternehmen wie pro mente OÖ mit über 100 Mitgliedsnummern ist das aber nicht zweckmäßig – hier bieten wir alternativ die XML-Übermittlung auf ein gewünschtes Ausgabeverzeichnis an, sodass unsere Mitglieder auf die Dateien selbstständig zugreifen können“, schildert Christian Bründlinger, Buchhaltungsexperte in der HOGAST-Gruppe.

NÄCHTLICHE RECHNUNGSÜBERMITTLUNG

Ebenfalls eine Speziallösung war die Abkehr vom HANDOVER-üblichen Dekadensystem. HANDOVER-Rechnungen werden nicht mehr zehntägig an pro mente OÖ übermittelt, sondern jeden Tag – genauer gesagt jede Nacht –, um eine raschere Abarbeitung zu ermöglichen. „Unsere Buchhaltung hat sich einen kürzeren Rhythmus gewünscht, und Herr Bründlinger hat diesen Wunsch erfüllt“, lobt Thomas Rachbauer.

Foto: Franz Neumayr

Überhaupt spielen Menschen in der Rachbauer’schen Rationalisierungsagenda eine wichtige Rolle. „Das ist kein Widerspruch“, betont der Controlling- und IT-Leiter bei pro mente OÖ. „Tiefgreifende Änderungen in einem Unternehmen lassen sich nicht über die Köpfe der handelnden Personen hinweg implementieren. Man muss die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitnehmen und ihnen vermitteln, dass Rationalisierung nicht bedeutet, ihnen die Arbeit wegzunehmen. Es bedeutet, ihnen die Arbeit zu erleichtern.“

DER ABTEILUNGSLEITER ALS HELFER

Generell sieht sich Thomas Rachbauer lediglich als Unterstützer seiner Kolleginnen und Kollegen. „Ich selbst kontrolliere keine Rechnungen und arbeite auch nicht mit dem Buchhaltungssystem. Mein Job ist, Tools bereitzustellen, damit andere ihre Aufgaben so gut wie möglich erfüllen können“, betont der Betriebswirt mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik.

PILOTVERSUCH IM SEMINARHOTEL

Doch zurück zur Zusammenarbeit mit HANDOVER und der Frage: Wo kann man den neu ins Leben gerufenen digitalen Rechnungslauf idealerweise testen? Rachbauers Wahl fiel auf das „Wesenufer – Hotel & Seminarkultur an der Donau“, in dem besonders viel via HANDOVER eingekauft wird. Der mehrmonatige Probebetrieb in der Tagungs- und Event-Location ermöglichte die Angleichung des standardmäßigen Kontenplans auf myHANDOVER an die pro-mente-Systematik. Gleichzeitig wurden in Zusammenarbeit mit der Buchhalterin vor Ort letzte Probleme bei der Eingangsrechnungskontrolle beseitigt.

DAS SECHSFACHE HANDOVER-PLUS

Anfang 2022 wurde die automatische Erfassung und Verarbeitung der HANDOVER-Rechnungen auf alle pro-mente-Standorte ausgeweitet. „Bis jetzt funktioniert alles einwandfrei“, freut sich der Abteilungsleiter. Seitens der HOGAST-Gruppe ist Christian Bründlinger nach dem gelungenen Projekt glücklich, die digitale Übertragung vorkontierter Rechnungen in gleicher oder ähnlicher Form auch anderen Mitgliedern anbieten zu können. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  1. mehr Geschwindigkeit und Genauigkeit bei der Rechnungsverarbeitung (Kontrolle durch das Mitglied und Kontierung)
  2. Aufteilung der XML-Dateien in einzelne, verbuchbare Rechnungsbelege
  3. Qualitätssicherung durch Prüfung der Datenfelder samt Markierung unvollständiger Daten in der Finanzbuchhaltung des Mitglieds
  4. volle Kontrolle durch das Mitglied – Kontenplan kann jederzeit angepasst werden
  5. Daten können auch für die Steuerberatung nutzbar gemacht werden
  6. individuelle Beratung und Unterstützung durch die Buchhaltungsabteilung der HOGAST-Gruppe

Sie sind HANDOVER-Mitglied und erwägen ebenfakks die Einrichtung einer elektronischen Schnittstelle für Ihre HANDOVER-Rechnungen? Dann melden Sie sich am besten gleich beim Ansprechpartner in der HOGAST-Gruppe …

CHRISTIAN BRÜNDLINGER
Buchhaltung und Vorkontierung,
HOGAST-Unternehmensgruppe
T: +43 6246 8963 354
bruendlinger@hogast.at

 

Titelbild: Franz Neumayr
5. April 2022
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